Under de senaste åren har Ei arbetat intensivt med att förkorta handläggningstiderna genom att effektivisera arbetssättet, anställa fler jurister och förbättra informationen. Arbetet har gett resultat. Processen har förbättrats och handläggningstiderna har halverats jämfört med för några år sedan.

Bättre information är nyckeln

En fortsättning på arbetet och fokus 2018 har varit att identifiera "tidstjuvar". Under året har Ei, med hjälp av Ekonomistyrningsverket, arbetat enligt en metod som är framtagen på Karlstads universitet. Enkelt beskrivet går den ut på att identifiera de delar i en process som är otydliga och som generar många frågor. Frågor som inte skulle behöva ställas om informationen varit bättre från början.

– Vi har bland annat tittat på hur många kompletteringar vi begärde in från september 2016 till december 2017, när i processen vi begärde in dem och varför, säger Eva Nordlander, jurist på Ei:s avdelning för tillstånd och prövning.

Analysen visade att merparten av alla ärenden som kom in till Ei under perioden behövde kompletteras både en, två och tre gånger.

– Över 80 procent av de ärenden som skickats in till oss behövde kompletteras och ofta har vi bett om kompletteringar flera gånger under processen. Förutom att det tar längre tid innan vi kan fatta beslut så innebär det extrajobb både för företagen som ansöker om koncession och för oss på Ei.

Inrättat ett kvalitetsforum

Att en ansökan ibland måste kompletteras är inget konstigt och kommer att vara nödvändigt då och då även i framtiden, till exempel om det kommer fram nya fakta efter att ett ärende varit på remiss. Men genom bättre information från Ei tror Eva Nordlander att antalet "onödiga" kompletteringar kan minska avsevärt.

– Många av kompletteringarna handlar om att ansökningshandlingarna saknar ett antal formella uppgifter, kartor eller detaljplaner. Den typen av kompletteringar tror jag att vi kan komma till rätta med genom bättre information från vår sida, säger hon.

Under 2018 har Ei gjort flera åtgärder för att minska antalet kompletteringar. Förutom att förbättra informationen på Ei:s webbplats kvalitetsgranskas varje ansökan av en expertgrupp.

– Vi har inrättat ett kvalitetsforum där fler handläggare och experter inom olika områden i ett tidigt skede granskar de ansökningshandlingar som kommit in för att se att de är kompletta. På det viset undviker vi kompletteringar sent i processen och om vi ser att det saknas något så ber vi om allt på samma gång.

Dialog med företagen

I slutet av november träffade Ei representanter från ett tjugotal elnätsföretag för att höra om de delade Ei:s analys gällande kompletteringar.

– Vi hade en väldigt bra dialog och fick många bra synpunkter. De flesta delade vår bild och de hade också bra förslag på hur vi gemensamt kan effektivisera tillståndsprocessen, säger Eva Nordlander.

Även om flera åtgärder redan är igång i syfte att minska antalet kompletteringar finns det fortfarande förbättringar att göra.

– Vi jobbar just nu med att ta fram en åtgärdslista. Exakt vad den kommer att innehålla är inte helt klart, men de önskemål som kom fram i dialogmötet var bland annat en checklista för vad en ansökan ska innehålla och ett ansökningsformulär, digitalt eller på papper. Nu ska vi titta på vad som är genomförbart på kort respektive lång sikt, säger Eva Nordlander.

Färre kompletteringar – snabbare koncessionsbeslut

by , https://www.ei.se, 2018-12-05 10:09:09

En stor del av de ansökningar om koncession (tillstånd för elledning) som lämnas in till Energimarknadsinspektionen (Ei) måste kompletteras i efterhand. Under året har Ei arbetat enligt en särskild metod för att minska antalet kompletteringar och därmed korta handläggningstiderna.

Under de senaste åren har Ei arbetat intensivt med att förkorta handläggningstiderna genom att effektivisera arbetssättet, anställa fler jurister och förbättra informationen. Arbetet har gett resultat. Processen har förbättrats och handläggningstiderna har halverats jämfört med för några år sedan.

Bättre information är nyckeln

En fortsättning på arbetet och fokus 2018 har varit att identifiera "tidstjuvar". Under året har Ei, med hjälp av Ekonomistyrningsverket, arbetat enligt en metod som är framtagen på Karlstads universitet. Enkelt beskrivet går den ut på att identifiera de delar i en process som är otydliga och som generar många frågor. Frågor som inte skulle behöva ställas om informationen varit bättre från början.

– Vi har bland annat tittat på hur många kompletteringar vi begärde in från september 2016 till december 2017, när i processen vi begärde in dem och varför, säger Eva Nordlander, jurist på Ei:s avdelning för tillstånd och prövning.

Analysen visade att merparten av alla ärenden som kom in till Ei under perioden behövde kompletteras både en, två och tre gånger.

– Över 80 procent av de ärenden som skickats in till oss behövde kompletteras och ofta har vi bett om kompletteringar flera gånger under processen. Förutom att det tar längre tid innan vi kan fatta beslut så innebär det extrajobb både för företagen som ansöker om koncession och för oss på Ei.

Inrättat ett kvalitetsforum

Att en ansökan ibland måste kompletteras är inget konstigt och kommer att vara nödvändigt då och då även i framtiden, till exempel om det kommer fram nya fakta efter att ett ärende varit på remiss. Men genom bättre information från Ei tror Eva Nordlander att antalet "onödiga" kompletteringar kan minska avsevärt.

– Många av kompletteringarna handlar om att ansökningshandlingarna saknar ett antal formella uppgifter, kartor eller detaljplaner. Den typen av kompletteringar tror jag att vi kan komma till rätta med genom bättre information från vår sida, säger hon.

Under 2018 har Ei gjort flera åtgärder för att minska antalet kompletteringar. Förutom att förbättra informationen på Ei:s webbplats kvalitetsgranskas varje ansökan av en expertgrupp.

– Vi har inrättat ett kvalitetsforum där fler handläggare och experter inom olika områden i ett tidigt skede granskar de ansökningshandlingar som kommit in för att se att de är kompletta. På det viset undviker vi kompletteringar sent i processen och om vi ser att det saknas något så ber vi om allt på samma gång.

Dialog med företagen

I slutet av november träffade Ei representanter från ett tjugotal elnätsföretag för att höra om de delade Ei:s analys gällande kompletteringar.

– Vi hade en väldigt bra dialog och fick många bra synpunkter. De flesta delade vår bild och de hade också bra förslag på hur vi gemensamt kan effektivisera tillståndsprocessen, säger Eva Nordlander.

Även om flera åtgärder redan är igång i syfte att minska antalet kompletteringar finns det fortfarande förbättringar att göra.

– Vi jobbar just nu med att ta fram en åtgärdslista. Exakt vad den kommer att innehålla är inte helt klart, men de önskemål som kom fram i dialogmötet var bland annat en checklista för vad en ansökan ska innehålla och ett ansökningsformulär, digitalt eller på papper. Nu ska vi titta på vad som är genomförbart på kort respektive lång sikt, säger Eva Nordlander.

Copyright 2018 Ei.se. All rights reserved. This material may not be published, broadcast, rewritten or redistributed.